ga naar de inhoud
Open Publiceren

Archiefwet

De Archiefwet regelt het beheer en de bewaring van overheidsarchieven. De wet stelt eisen aan hoe overheidsorganen hun informatie duurzaam bewaren en toegankelijk houden.

Wat betekent dit voor jou?

Als je documenten maakt die bewaard moeten blijven, moet je rekening houden met archiefvereisten. Dit geldt voor:

  • Besluiten en beschikkingen
  • Correspondentie
  • Vergaderstukken
  • Projectdocumentatie
  • Beleidsstukken

Archiefwet en bestandsformaten

De Archiefwet stelt eisen aan duurzame toegankelijkheid. Dit uit zich in een "voorkeur" voor bepaalde bestandsformaten. Dit is geen harde verplichting, maar een richtlijn. Het Nationaal Archief werkt met:

  • DUTO-raamwerk: Eisen aan duurzaam toegankelijke overheidsinformatie
  • Norm Voorkeursformaten: Advies over welke formaten geschikt zijn voor archivering

Open by design

Een belangrijke les uit de praktijk: begin met open standaarden bij het maken van documenten, niet pas bij het archiveren. Direct werken in bv. ODF-formaat voorkomt conversieproblemen achteraf, zoals verlies van informatie, opmaak of structuur.

Praktische tips

  • Werk waar mogelijk direct in ODF-formaat
  • Wordt alsnog een PDF gebruikt, kies dan PDF/A-1a of PDF/A-2a voor te archiveren documenten
  • Vermijd PDF/A-3 en PDF/A-4 (deze kunnen problematische bijlagen bevatten)
  • Zorg voor goede metadata bij alle documenten

Meer informatie