PDF (Portable Document Format) is een formaat voor documenten met een vaste opmaak. Bewerkbare documenten kunnen worden omgezet naar een gefixeerde PDF voor publicatie of voor archivering. Een PDF ziet er op elk apparaat hetzelfde uit en is geschikt voor officiële documenten en afdrukken.
Wanneer gebruik je PDF?
PDF is geschikt wanneer de exacte opmaak van een document behouden moet blijven, zoals bij:
- Officiële besluiten en beschikkingen
- Ondertekende documenten
- Documenten voor archivering
- Informatie die geprint wordt
- Informatie offline lezen
- Informatie voorzien van annotaties
PDF-versies: welke kies je?
Publiceer je een document als PDF, zet dan het bewerkbare document om uit je tekstverwerker via 'exporteren' en kies daarbij de juiste PDF-versie:
| Versie | Gebruik |
|---|---|
| PDF/A-1a of PDF/A-2a | Voor archivering én toegankelijkheid |
| PDF/UA | Optimaal voor digitale toegankelijkheid |
| Standaard PDF (bv. PDF 1.7) | Alleen als andere opties niet mogelijk zijn |
Let op: PDF/A-3 en PDF/A-4 worden afgeraden omdat zij bestandstypen kunnen insluiten die niet duurzaam toegankelijk zijn.
Pluspunten
- Vaste opmaak blijft behouden
- Universeel te openen, via bv. een webbrowser
- Geschikt voor officiële documenten en afdrukken
Minpunten
- Minder geschikt voor lezen op een klein scherm, zoals een mobiele telefoon
- Niet eenvoudig bewerkbaar
- Toegankelijkheid vereist veelal gespecialiseerde kennis en aandacht
Denk om machineleesbaarheid van je PDF
Via 'exporteren' van je bewerkbare document in je tekstverwerker maak je een digital-born PDF. Digital-born PDF's zijn sowieso machineleesbaar. Zij hebben voorkeur boven PDF's die na het scannen van een print via Optical Character Recognition (OCR) machineleesbaar zijn gemaakt.
Juridische context
PDF (PDF 1.7, PDF/A-1 en PDF/A-2) is een verplichte standaard voor de overheid en staat op de 'Pas toe of leg uit'-lijst van het Forum Standaardisatie. PDF/UA is een aanbevolen standaard van het Forum Standaardisatie. Bij publiceren dient er in ieder geval één publicatievorm digitoegankelijk te zijn volgens de Wet digitale overheid (Wdo). Meestal is dat HTML of PDF. De Wet open overheid (Woo) en Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) moedigen aan om naast PDF ook een HTML-versie aan te bieden voor leesbaarheid en herbruikbaarheid.
Tweesporenbeleid
Overweeg om belangrijke informatie in twee formaten te publiceren:
- HTML voor online lezen (toegankelijk, mobiel-vriendelijk)
- PDF/A voor downloaden en archiveren
Meer informatie
- PDF (Forum Standaardisatie)
- PDF/UA (aanbevolen standaard Forum Standaardisatie)
- Toegankelijke PDF's maken